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| Einstellungen - Übersicht |
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J U R I S T I S C H E P E R S O N E N
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Hier erfassen sie, welche juristischen Personen innerhalb der
Teilnehmernummer bearbeitet werden, mit der Sie im System angemeldet
sind. Im Regelfall werden Sie hier nur eine Organisation einzutragen
haben. Sofern Sie jedoch innerhalb der Ihnen zugeteilten
Teilnehmernummer für mehrere juristische Personen zuständig sind
(man könnte hier auch von "Mandanten" sprechen), sind diese hier
anzulegen.
A B R E C H N U N G S E I N H E I T E N
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Durch die Anlage von Abrechnungseinheiten können Sie innerhalb der
juristischen Personen die Untergliederungen Ihres Unternehmens
abbilden. Wie die betreffende juristische Person ist auch die
Abrechnungseinheit ein Kriterium für die spätere Recherche nach
Dokumenten.
A U F B E W A H R U N G
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Für viele Dokumente bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
An dieser Stelle können Sie eine Tabelle pflegen, die Ihnen
später beim Archivieren von Dokumenten hilft, stets die korrekten
Fristen zuzuordnen.
B E A R B E I T E R
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Der Bearbeiter sollte nicht mit dem Benutzer des Archivierungssystems
verwechselt werden. Wir empfehlen, als Bearbeiter alle Personen
(oder Personengruppen) anzulegen, die mit dem Ausführen von
Vorgängen befasst sind, bevor deren Dokumente archiviert werden.
K A T E G O R I E N
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Kategorien gehören zu den wichtigsten Werkzeugen bei der Recherche
nach Dokumenten. Obwohl Sie später weitere Kategorien hinzufügen
(und auch bestehende neu bezeichnen) können, sollten Sie daher die
Anlage von Kategorien planen, bevor Sie mit der Archivierung
beginnen. Die Anlage der Hauptkategorien ist auf 10 beschränkt
(häufig werden weitaus weniger Kategorien benötigt), es können
jedoch beliebig viele Unterkategorien angelegt werden.
A U S F Ü L L V O R L A G E N
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Häufig sind wiederkehrend gleichartige Dokumente zu archivieren,
deren Zusatzinformationen sich in einigen Merkmalen wiederholen.
Damit Sie nicht immer wieder die gleichen Merkmale erfassen
müssen, aber auch, um die verwendeten Begrifflichkeiten
möglichst einheitlich zu halten, können Sie sich Vorlagen
anlegen und diese bei der Archivierung aufrufen.
W E I T E R E E I N S T E L L U N G E N
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In den weiteren Einstellungen können Sie Ihren Teilnehmernamen
(also den Namen, unter dem Ihr Unternehmen bei uns registriert
ist) ändern. Dies ist z. B. Umfirmierung erforderlich.
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